¿Cuáles son los principales métodos de productividad?

Lo cierto es que hay técnicas de productividad de todo tipo y tamaño, así que voy a resumirte los principales métodos de productividad para que tengas por dónde empezar.

Lo mejor es ir probando para ver que método es el que mejor se adapta a tí, pero lo más probable es que no tengas tiempo de ir buscando y comparando por las miles de webs que hablan sobre el tema.

Además, buscar la técnica de productividad adecuada puede ser un pequeño problema en sí mismo. Si no sabes por qué, es que no te has suscrito a mi curso de productividad 😇 Tienes el formulario en este mismo post, abajo del todo.

Principales métodos de productividad

Si ya has estado en el curso, en este artículo voy a resumir a mi manera las técnicas de productividad más famosas. Seguro que conoces más de una ¿probamos?

Para organizar un proyecto

Bueno, pues entras a tu lugar de trabajo como todos los días pero hoy toca preparar el trabajo de los próximos meses. Supongo que habrás ido apuntando todo lo que se te ha ido ocurriendo por el camino, ¿no?

Cada persona es diferente, y hay mil maneras distintas de apuntar cosas que nos pueden ir bien. Lo importante es ser constante, y sobre todo, tener decididas las cosas de antemano.

Mira, un ejemplo: acabas de encontrar un artículo de referencia que te irá genial para escribir el post que tienes en mente. Si no sabes qué hacer con él, lo tendrás dando vueltas en tu cabeza sin parar distrayéndote, y haciendo que pierdas energía sin darte cuenta.

Lo mejor es apuntarlo, y para apuntarlo y no perderlo debes decidir de antemano dónde. Esto da para un post sobre organización. De momento tengo este sobre cómo crear un sistema de archivo por si quieres echarle un vistazo.

En fin, llega el momento de organizarse. Si vas haciendo sobre la marcha, en lugar de llegar al trabajo y saber inmediatamente qué es lo que te toca hacer perderás tiempo buscando tareas sin terminar.

Bien, hay muchas técnicas de productividad que puedes aplicar en estos casos. Yo no soy fiel a un único método, ni los aplico a rajatabla y en este artículo sólo hago un pequeño resumen de cada uno. Para orientarte sirve, pero que sepas que tienen muchas miga de por sí 😉

Hay tres técnicas de productividad muy conocidas que me vienen muy bien en estos casos, y que utilizo dependiendo de qué periodo de tiempo quiero organizar.

Objetivos SMART

Es nombre del método es un acrónimo de las palabras:

  • Specific: objetivos específicos
  • Measurable: que puede contabilizarse o medirse
  • Archievable: que puede conseguirse
  • Relevant: objetivos interesantes para nuestra empresa
  • Time-related: plazo para alcanzar estos objetivos.

Ahora bien, hay un montón de variaciones sobre este acrónimo, e incluso palabras diferentes con la misma inicial. Por ejemplo, si trabajas en un equipo, en vez de «archievable» puedes usar «assignable», pero esto es lo más generalista.

Se trata de que te marques objetivos que cumplir, y que cumplan todas las condiciones que resume el acrónimo.

Hay mucha bibliografía sobre este método, así que puede ajustarse a cualquier persona, porque ya ves que es muy flexible. Utilízala con tus objetivos, te ayudará a tener los pies en la tierra.

Una cosa que hay que tener en cuenta, es que por muy bien que escojas tus objetivos siempre puede ser que no cumplas alguno. Normalmente esto acaba frustrando a mucha gente y por eso acaban abandonando el método.

Hay que admitir que a veces no se logren hacer todas las cosas y hay que aprender de ello. Sí, ya sé que decirlo es más fácil que sufrirlo ¡esto me da para otro post! 🙃

Otro tipo de método para marcar objetivos para el día a día puede ser el GTD o su versión ZTD.

GTD/ZTD

Estos métodos requieren más disciplina, trabajar con listas y coger hábitos. Los seguidores de estos métodos los usan como lifestyle y hay muchos grupos y aplicaciones por internet que pueden ayudarte a implementarlo, si te ha llamado la atención.

Se basan en el principio de que hay que despejar tu mente de las tareas que tienes pendientes, y enfocarte en una tarea por vez. Sin permitir interrupciones. Para ello tienes que anotar lo que se te ocurra, donde sea. El caso es apuntarlo y no volver a pensar en ello.

Primero se recopilan todas esas ideas apuntadas. Después, todo eso que has apuntado hay que procesarlo. De forma muy resumida:

  • Cosas que puedes hacer en menos de dos minutos: hacerlas y eliminarlas de la lista
  • Si es algo que puedes delegar, hazlo (ejem)
  • Cosas que puedes posponer, o necesitan seguimiento, apúntalas en un calendario
  • Tareas que puedes desechar.
  • Cosas que dejas para hacer más tarde, como las que empiezan por «algún día…» o «quizá…»

Lo importante es pasar por cada elemento de tu lista y una vez procesado no volver a pensar en ello. Luego llega la parte de organizar. Las tareas del tercer punto de ahí arriba, hay que meterlas, por ejemplo, en: próximas acciones, proyectos, material de consulta, a la espera, algún día, etc.

No te olvides de revisar periódicamente las listas de trabajo, como mínimo una vez por semana.

Y por último, céntrate en hacer las cosas una por una. Hay quien utiliza Evernote para hacer todo el trabajo, en todo caso puedes encontrar por internet muchas páginas donde te expliquen el método más extensamente, y con unos diagramas muy chulos.

Matriz de Eisenhower

¡Llegamos a uno de mis favoritos! Este método lo aplico más en mi día a día, porque es súper sencillo y gráfico. Y da más información de la que parece a simple vista.

Seguramente a tí te pase, que si tienes muchas cosas en la cabeza y tareas pendientes, empieces haciendo una, luego sin terminar la primera, empiezas con una segunda que de repente parece que tiene prioridad,…

Pues la solución es tan sencilla como hacerte una pequeña tabla como ésta:

¿Cuáles son los principales métodos de productividad? 1

No hace falta que te explique más ¿no? De todas formas, a veces diferenciar entre urgente e importante es difícil.

“Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante.”

Dwight Eisenhower

Las tareas urgentes son cosas que te impulsan a reaccionar, como emails, llamadas telefónicas, redes sociales, etc. y las importantes son las que contribuyen a cumplir tus metas, como una buena planificación de objetivos.

Llámame insistente, pero en mi curso de productividad dedico una buena parte a hablar de esta matriz. Algunas cosas no las incluyo aquí porque sería un post demasiado extenso.

Para darte un impulso

Hay días que te levantas y has estado súper ocupado/a, pero cuando haces cuenta de las cosas que has completado, no has hecho nada de lo que te habías propuesto. Y otras veces hay cosas que vas dejando para el final porque te aburren y al final no hay tiempo para hacerlas.

Abajo tienes algunos remedios para esto.

Eat that frog

Ésta es importante, y también existe la versión inversa.

Se trata de hacer la tarea más aburrida, y que menos te apetezca hacer (coincide que suelen ser las tareas más importantes) antes que nada, incluso que el café de la mañana. Así comienzas el día con la tranquilidad y el sentimiento de logro de que lo más duro está hecho.

A partir de ahí sigue haciendo tus tareas en orden de importancia y energía. Verás que saber que lo más duro ha pasado y que además era lo que más te interesaba hacer en ese momento merece la pena tragarse una rana.

La ley de Parkingson

Ésta seguro que la has usado más de una vez sin saber que tenía nombre propio. ¿Te apuestas algo? ¿Alguna vez cuando eras estudiante has dejado estudiar hasta casi la fecha límite y luego te has pegado un atracón nocturno de estudiar? ¿A que conseguiste aprobar ese examen?

Y con eso muchas otras cosas. Parkingson aplicó el método científico para estudiar la productividad de los funcionarios ingleses. Se dio cuenta de que si tienes un tiempo determinado para hacer una tarea vas a usarlo todo.

Con mucho tiempo por delante, acabarás con distracciones, probablemente caigas en perfeccionismos, y se te acabe echando la fecha de entrega encima. Pero si dejas el tiempo justito, sacarás adelante la misma tarea, quizá no esté perfecta, pero vale para seguir avanzando.

Si tienes menos tiempo para realizar la misma tarea te enfocarás en lo más importante, con lo cual ese tiempo es más productivo para tí. Suele asociarse a la ley de Pareto, que dice que el 80% de las consecuencias viene del 20% de las causas.

El artículo de wikipedia trata la historia completa y me parece bastante interesante de leer si tienes un ratito.

Pomodoro

Es una técnica súper conocida que consiste en usar un temporizador (hay miles de apps tanto para móvil como extensiones de chrome y firefox) para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos, durante los cuales no se permiten interrupciones. Debes mantener el foco en la tarea que toca, y si te interrumpe algo anótalo rápidamente para dedicarle atención después.

Después de un intervalo de 25 minutos sigue un descanso de 5, y cada cuatro intervalos (pomodoros) de 25 un descanso de 20. Las pausas se usan para relajar el foco y hacer sostenible el trabajo, no se puede hacer ninguna actividad en ellas.

Ahora bien, no esperes lograr el primer día 25 minutos seguidos de concentración a tope. Verás que nuestro cerebro está hecho para distraerse, y requiere un poco de entrenamiento llegar a un pomodoro completo. Hay que ir poco a poco, y luego hay gente que adapta los pomodoros a su manera.

Lo importante es tener periodos de concentración sin interrupciones enfocados a una sola tarea, nada de multitasking. Luego tienes tus descansos donde no debes hacer nada, así que decide bien qué tareas llevar a cabo y cuánto tiempo (cuantos pomodoros) necesitas para ellas.

Imagen del artículo resumen sobre los principales métodos de productividad

Para ayudarte a coger hábitos

A veces ponemos más foco en coger el hábito que en el hábito en sí. No nos olvidemos que el objetivo final de querer adquirir un hábito es porque teniéndolo nos es más fácil llegar a nuestras metas.

Si conseguimos el hábito de salir a correr todas las mañanas, no es por salir a correr todas las mañanas porque sí. Tenemos ese hábito porque sabemos que nos hace sentir bien. Puedes echar mano de alguna técnica de productividad como las que te pongo a continuación.

Don´t break the chain

Esta es buena. Se trata de tomarse el hábito como un juego. Harry Seinfeld, uno de los cómicos más famosos de EEUU usó este método para hacer el hábito de escribir todos los días.

Se puso un calendario enorme en la pared, y los días que escribía hacía un cruz. Los que no, no tachaba nada. La intención es tener la cadena de cruces más larga en el calendario. Por supuesto, una cadena larga merece una celebración 😄

Time boxing

Me recuerda un poco al cole, cuando tenías los horarios semanales. A mí me tocó educación física los lunes a primera hora y los viernes a última, y a nuestro profe le encantaba tenernos dando vueltas al patio corriendo. Aún sigo traumatizada por ello.

Se trata de lo mismo, preparar con antelación qué momento de la mañana vas a dedicar a qué tarea como en los horarios del cole. Esto hará que tu mente esté preparada para lo que toca.

Como en la técnica de pomodoro, no se admiten interrupciones, el tiempo que has decidido utilizar en una tarea está bloqueado.

Planifica bien tu tiempo.

Calendario editorial

No es una técnica para coger hábitos per se, pero considero esencial dedicar un tiempo a la semana, al mes y al año para medir tus resultados, ver qué objetivos has cumplido, cuáles te faltan y ponerte unos nuevos.

Todo eso lo puedes plasmar en tu calendario, y ¡hacerle caso! Si eres de los que escriben sus post sobre la marcha y de lo que te apetece, te estarás dando cuenta de que acabas agobiado cuando no se te ocurre nada. Además no tendrás tiempo de elegir cuidadosamente las palabras clave que necesitas para posicionarte en google ¿me equivoco?

Hay muchos ejemplos de calendario editorial en la web.

Para ver por dónde vas

A veces no sabes muy bien cómo llevas una tarea, y acabas el día desanimado porque te parece que no has logrado cumplir tus objetivos para nada. Tengo un par de ideas para tí:

Método Kanban

Al estilo analógico con un corcho, una pizarra, post-its, o lo que se te ocurra. O bien al estilo digital con programas como Trello o KanbanFlow este método es muy sencillo y visual.

Se trata de dividir tu «pizarra» en tres columnas: cosas para hacer; cosas que estás haciendo; cosas hechas. Luego anotas tu tarea en una tarjeta o post-it y la vas pasando por las columnas según el estado en el que esté.

Se admiten variaciones de todo tipo, añadir o quitar columnas o cambiarles el nombre. Por ejemplo:

  • petición de tareas; selección de tareas; desarrollo; prueba 1; completado
  • contactado; propuesta enviada; proyecto aceptado.
  • ideas; en proceso; publicado

Lista anti TO-DO

Bueno, si empleas el método kanban ya lo estarás haciendo. Si tienes una lista de tareas por hacer, esta lista va de apuntarse las cosas que vas logrando hacer.

Hay días que te da la impresión de que no consigues hacer nada, pero mirando la lista te das cuenta de que siempre has hecho algo.

Y eso te da la tranquilidad de dejar tu trabajo aparcado por hoy y disfrutar del resto del día. Una palmadita en la espalda no viene nada mal para animarte el espíritu, ya sabes lo del vaso medio lleno medio vacío 😉

¿Has encontrado los principales métodos de productividad de tu medida?

Hay ríos de tinta escritos sobre todos y cada uno de estos métodos, y están en constante evolución con nuevos estudios y técnicas que surgen cada día.

Una cosa recurrente que veo en la mayoría de las webs que visito, es que lo mejor para ser productivo es la planificación y el autoconocimiento. No te levantas de la misma manera sabiendo qué tienes que hacer y para qué, que a la aventura de lo que surja.

Planificar, conocerte sin juzgarte, y poner el foco en tus objetivos. Si quieres completar todo esto echa un vistazo a mi curso por email sobre productividad. Puedes suscribirte un poco más abajo 😉

¿Conocías estos métodos? ¿Qué haces en tu trabajo para mejorar tu productividad y tu atención? ¿Piensas que no es necesario y estás bien como estás? ¡Escribe un comentario!

¿Te ha parecido interesante? ¡Comparte!
Categorías Blog

Deja un comentario

¿Estás listo/a para mejorar tu productividad? ¡Allá vamos!
Por aquí te informo de que la responsable del fichero con tus datos soy yo, Iria Francos Méndez, de que la finalidad de la recogida de los mismos es el envío de publicaciones periódicas y de ofertas de productos o servicios propios. La legitimación para dicha recogida es gracias a tu consentimiento. Tus datos se encuentran alojados en mi plataforma de email marketing: Mailrelay (CPC Servicios Informáticos SL), que se aloja en C/Nardo 12 28250 Torrelodones, Madrid con C.I.F. ESB83964601. El hecho de que no introduzcas los datos de carácter personal que aparecen en el formulario como obligatorios podrá tener como consecuencia que no pueda atender tu solicitud. Podrás ejercer tus derechos de acceso, supresión o rectificación enviando un email a [email protected], o ante la Autoridad de Control. Encontrarás más información en mis POLÍTICAS DE PRIVACIDAD