Voy a hablar desde mi experiencia como asistente virtual para todas aquellas personas que trabajan solas en un negocio propio, no dan más de sí, le están dando vueltas a la idea de delegar tareas por primera vez, y no acaban de dar el paso. Si eres tú, sigue leyendo hasta el final 🙂

Ambos sabemos que si estás informándote sobre el tema es porque tienes que delegar, independientemente de qué partes quieres delegar. Puede que el problema sea que no tienes esto último muy claro y es lo que quieres saber.

Bueno, una cosa que me llama mucho la atención es que buscando por internet encuentras a muchas personas que enseñan cómo hay que delegar, y que te ofrecen incluso acompañamiento a la hora de ordenar tu negocio y empezar a crear un equipo competente. Incluso diría que hay demasiados consejos por ahí… pero eso es para debatir con un café.

Estoy segura de que conscientemente sabes de sobra las ventajas de delegar. Tienes suerte, porque cada vez hay más asistentes virtuales con ganas de ponerse manos a la masa y ayudar (ya volveremos a esto más abajo).

No me voy a enredar con consejos moralistas. Delegar sí: lo sé, lo sabes

No hay muchas más excusas para ponerte en marcha, los tiempos son propicios y puedes dejar de leer aquí. Oh espera, se me ocurren dos problemas más que pueden estar dando vueltas en tu cabeza:

“Aún no gano bastante para externalizar tareas”

GIF que muestra a cinco excépticos sobre los que están callendo billetes.

Esta es la pescadilla que se muerde la cola: “si no gano bastante, no puedo contratar a nadie, si no puedo contratar a nadie, no voy a poder asumir más trabajo y ganar más dinero”

¿Sabías que delegar no significa necesariamente contratar a alguien a tiempo completo? ¿Y que si cuentas con los servicios de otro profesional puedes declararlos como un gasto?

Siento decírtelo, pero aunque puedas seguir años trabajando así, no estás teniendo en cuenta a la vida. En cualquier momento puedes tener una enfermedad, o cualquier imprevisto, y si no has tenido la precaución de tener esto en cuenta en tus finanzas mal vamos.

En este punto no se trata de esperar a estar bien financieramente para delegar, o pensar en crecer en tu negocio. Empieza a trabajar en tus finanzas y asegúrate de que tu negocio es rentable. Enfócate en lo que te da beneficios, optimiza tus procesos y minimiza tus gastos fijos.

Y seamos honestos: seguro que en más de una ocasión has gastado en un producto, herramienta o formación que no te hacían realmente falta, aunque en el momento de comprar pensabas que sí. Pero, ¿por qué nos cuesta tanto invertir cuando es otra persona? Si podemos equivocarnos con ese tipo de gastos y no pasa nada, ¿por qué la sensación es peor si no acertamos con una persona? ¿Por sentir que hemos perdido el tiempo? ¿Lo hemos perdido de verdad?

Empieza delegando cosas pequeñas. Servirá para conocer bien a la nueva persona, y ver qué tal funciona la dinámica. Este primer paso es el más difícil de dar, pero si no va bien puede servir igualmente para mejorar tu negocio.

Sólo tienes que analizar honestamente tus expectativas, si necesitas cambiar algo de base, o buscar una persona más compatible contigo. En cambio si sale bien, delegar es la mejor inversión que vas a hacer en tu vida y en tu negocio. Tu yo del futuro agradecerá enormemente el esfuerzo que has puesto en delegar.

Nunca es el momento adecuado

GIF de un hombre señalando su muñeca enfadado

Ahora estás en pleno lanzamiento, o en un pico de trabajo, el caso es que no tienes ni un minuto para enseñarle a otra persona lo que debes hacer. También puede que pienses que necesitas organizarte mejor antes de soltar cosas, o el consabido “nadie hará esta tarea mejor que yo”

Mmmmm me da que eso… no es del todo cierto. De nuevo, esto es mi opinión y no sé tus circunstancias particulares (puedes ser una excepción y aunque suene moralista no lo soy ni mucho menos), pero en mi experiencia el problema no suele ser el tiempo.

El problema suele ser la incertidumbre, o salir de tu zona de confort:

  • tendrás que priorizar tareas y puedes equivocarte en cuáles. Bueno, esto se aprende
  • en el fondo puede que pienses que ni con ayuda puedes salir de la situación en la que estás y no quieras confirmarlo. Te lo digo por si acaso, pero esto solo es cierto en tu cabeza.
  • delegar implica cambiar radicalmente tu forma de trabajar. Es decir, pasas a gestionar personas en vez de hacerlo todo tú. Es probable que al principio esto cause una sensación de falta de productividad, pero ojo, al delegar “productividad” deja de ser sólo lo que haces tú.
  • puede que no sepas qué hacer con el tiempo que ganes. No es lo mismo encargar una tarea a otra persona que hacerla tú. Por si acaso te digo que usar el tiempo para planificar, optimizar y descansar es un trabajo en sí. De repente empezarán a ocurrírsete ideas…
  • tendrás que ser quien tome las decisiones más importantes. Recuerda que no tomarlas también afecta, y que no pasa nada por equivocarse. (Aunque tendrás margen de tiempo para pensar en la mejor decisión posible con el mínimo impacto si sale mal ?)
  • que la otra persona te decepcione (o tú a ella)

Si de verdad no puedes delegar porque no tienes tiempo, entonces es como lo de las finanzas: el problema viene por otro lado. Recuerda la matriz de Eisenhower ? y prioriza.

Matriz de Eisenhower que ayuda a decidir qué tareas tienen prioridad según su importancia o urgencia.

Si no encuentras la solución pide ayuda. Recuerda que hay gente ahí para ayudarte en la transición y recuerda que los que venden consultas, estarán muy interesados en que notes la diferencia 🙂

Ah si, recuerda que puede que una tarea la hagas mejor que nadie, pero ¿es la que más valor te proporciona? ¿Cuánto dinero estás perdiendo haciendo esa tarea?

Despejadas las últimas dudas antes de delegar, vamos con lo siguiente:

¿Qué hace una asistente virtual?

Esta es una de las preguntas más habituales cuando digo que soy asistente virtual, o cuando alguien siente que ya no puede más, necesita delegar y quiere saber si una asistente virtual es la persona que necesita para ayudarle.

Resulta que es una de esas preciosas preguntas para las que la respuesta universal y adecuada es: depende

Una asistente virtual está para ayudar y apoyar a un negocio digital.

El resto depende de la asistente y del negocio. En cuando a las asistentes, podemos agruparnos por ejemplo (esto es una clasificación personal y generalista):

  • Hay compañeras que son unas fenómenas con la contabilidad y la facturación, así que en ese área tienen mucho que decir.
  • Aquí también suelen estar las asistentes que son geniales organizando un equipo y cuidando la agenda. También pueden apoyar si un miembro tiene una carga grande de trabajo.
  • Otras pueden ayudarte a distribuir el contenido generado por tu empresa por diversos canales: redes sociales, web, revistas electrónicas, agregadores de contenido… Incluso pueden transcribir y traducir ese mismo contenido.
  • También tienes a las asistentes creativas, lo mismo te editan un podcast que te diseñan una web.

Y podemos seguir y seguir.

Gif de una asistente con brazos para hacer todo tipo de cosas

Una persona que se dedica a la asistencia virtual, (por experiencia propia y porque conozco a unas cuantas) es una persona muy inquieta. Nos gusta aprender constantemente, ayudar donde podamos y “estar en la sombra”

Ten en cuenta si necesitas una navaja suiza en tu negocio, o un cuchillo muy afilado.

Una asistente virtual no va a cubrir el puesto de experta en Facebook ads, por ejemplo. Para eso ya tienes a los trafficker que tienen mayor experiencia y están especializados. Pero sí que puede ayudar a programar una campaña de Facebook, hacer creatividades, montarte la landing,…

Sabiendo esto ya tienes que valorar tus necesidades: qué persona tiene los conocimientos para completarte, qué cualidades de personalidad te hacen sentir a gusto…

No olvides lo más importante de todo:

«Delegar ahora no es una decisión que tomas para ya mismo. Los resultados los notarás en el futuro»

Ufff bueno, ya me he desahogado jejeje. ¿Tienes alguna experiencia delegando? Deja tu comentario 🙂

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