Cómo disparar tu productividad con Gmail trabajando con una asistente virtual en remoto

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Productividad en el correo electrónico

Tu correo es muy importante, porque es el canal que tus futuros clientes utilizan para contactarte, así que hay que tratarlo con mimo. ¿Pero sabes cómo mejorar tu productividad con Gmail? ¿Te imaginas si pudieras dejarlo en manos de otra persona?

Si acabas el día estresado/a y sólo recuerdas haber estado leyendo el correo pero no puedes decir cuántos mensajes has procesado (contestado, archivado, leído,…), ni cuanto tiempo has estado en ello, este artículo te va a ir muy bien ;). Si quieres saber más sobre métodos de productividad en general pásate por aquí.

Hoy voy a hablarte sobre productividad en el correo electrónico. Sobre cómo organizarte mejor con él y cómo y por qué delegar el correo electrónico a otra persona. Y dirás: “¿cómo que delegar? ¿Meter a un extraño a leer los correos de mis clientes, familiares, amigos, colegas? Oye que sólo quiero aprender a despejar mi bandeja de entrada”.

No te preocupes que unos cuantos trucos te vas a llevar aunque decidas seguir solo/a. Sigue conmigo un poco más 😉

Cuándo y por qué delegar el correo en otra persona

Ya sea que has empezado tu negocio como hobby, o que ya ibas encaminado/a a vivir de lo que te gusta, el caso es has crecido lo suficiente para tener la sensación de que tu correo se lleva lo mejor de tu día, y de que es una tarea sin fin. ¿Sabes exactamente cuánto tiempo estás metido en gmail?

Si quieres saberlo puedes usar esta herramienta que te explico aquí. Dentro de las estadísticas puedes ver el tiempo exacto que estás atrapado en tu buzón, pero igual te asustas un poco 😉 .

Puesto de otra manera, si tienes 100 mensajes que procesar y les dedicas dos minutos a cada uno (idealmente): 100×2=200. ¡Tres horas sólo leyendo correo! Y eso si no te distraes con una newsletter…

Una asistenta virtual (¡yo, yo, yo, yo! 😝) puede pulir tu bandeja de entrada para que sólo tengas que hacerte cargo de los mensajes importantes de verdad: ¿20? ¿30? Suena mejor ¿verdad?

Si lo piensas, ¿a que no tienes ningún problema en dejar que tus asesores lleven tu fiscalidad? Y eso es una parte MUY importante de tu negocio. Puede fracasar incluso, si no se gestionan bien los temas de impuestos y finanzas. Con el correo electrónico puedes hacer lo mismo: delegar en personas especializadas y de confianza.

Y ojo, dejar la gestión de tu correo a un/a asistente virtual no significa que te vayas a desvincular de esta tarea ni mucho menos. Simplemente vas a refinar el uso de una herramienta como Gmail, con un poco de ayuda. De esta manera podrás ir a lo importante y no perder tiempo ni energía en cosas poco relevantes. Pronto verás a qué me refiero.

Cómo controlar tu correo Gmail en cuatro pasos

Hay muchas maneras de manejar Gmail. En este artículo te voy a dar las pautas y consejos que me parecen más relevantes, pero como todo, siempre tendrás que adaptarlo al sistema con el que te sientas más cómodo/a. No sirve de nada adoptar sistemas o herramientas sólo porque los demás te aconsejen o digan lo buenas que son.

Además, puede que te lleve un poquito de tiempo adaptarte a alguno de los cambios que te propongo, porque soy muy consciente de que hay cosas que cuestan. Pero también merece la pena a medio/largo plazo porque debes ser tú quien mande en tu bandeja, y no tu bandeja en tí :D.

Otros tips que te cuento son más inmediatos, ya verás 😉

1. Configurar Gmail para aumentar tu productividad

Seguro que empezaste a pasar mucho tiempo en el correo antes de que se te ocurriera juguetear con las opciones de la ruedecita de arriba a la derecha (settings). Así que estás trabajando con Gmail tal y como viene. Si ya lo tienes a tu gusto y además tienes centralizadas tus diferentes cuentas vete al paso 2 😉

Cómo configurar las bandejas de entrada

Probablemente ya lo sabes, pero te recuerdo que puedes centralizar todas tus direcciones de correo electrónico en una sola bandeja de entrada o inbox. Da igual que sean de Hotmail, Outlook o de dominio propio. Además puedes elegir como remitente el mismo correo al que te han escrito.

Para añadir una cuenta de tu propiedad:

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Para responder poniendo como remitente otra cuenta diferente debes entrar en el mismo menú del GIF que está arriba, y configurarla en la opción de enviar como.

También puedes modificar la estructura por defecto de Gmail que divide tus mensajes en categorías: social, notificaciones, promociones y foros. Esto es ya más al gusto de cada uno.

Lo más fácil es tener todos los correos en la misma pestaña, y configurar gmail con filtros para que etiquete los mensajes entrantes como corresponda. No es complicado, ya verás. 🙂 En la imagen de abajo puedes ver dónde quitar y poner pestañas.

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Al eliminar una pestaña no se borrarán los mensajes de la misma, simplemente se irán a la bandeja principal. Lo mismo va para los demás cambios que puedas hacer: los mensajes no se borran. Incluso si le das a eliminar mensajes por error, éstos van a la papelera y tienes unos días para recuperarlos. ¡Experimenta sin miedo!

Tipos de vistas de la bandeja de entrada

Puedes cambiar la forma de ver tus mensajes en la bandeja de entrada. Si pasas el cursor del ratón por encima del número de mensajes sin leer al lado de “Recibidos” aparece una flechita para hacerlo de forma rápida.

Decide si quieres que se muestren de forma predeterminada, que si me has hecho caso y te has cargado las pestañas de social, promociones etc… verás tus correos en orden de llegada.

Los otros tipos te mostrarán los mensajes sin leer primero, los destacados primero, los importantes o una mezcla de destacados e importantes. Prueba a ver con que vista estás más cómodo/a

Un pequeño apunte: primero gestiona los últimos correos que te han llegado. Los correos que llevan dos semanas sin leer han perdido ya toda su urgencia, concéntrate en los más recientes. Por eso, y otras cosas que te voy a explicar a continuación te recomiendo usar este tipo de bandeja.

2. Permisos y privacidad de tus cuentas

¿Sabías que puedes añadir hasta diez delegados para tu cuenta de correo? 😀 Por algo habrán puesto esa opción en Gmail ¿no? 😉

Un delegado/a puede: leer tus mensajes, clasificarlos, eliminarlos o responder. Un delegado no puede cambiar tu contraseña ni chatear en tu nombre. Hay una opción de configuración que te deja decidir si quieres que los mensajes que abra un tercero te aparezcan como no leídos.

Puedes designar uno aquí:

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Esta opción está muy bien porque te aseguras de que tu delegado/a no pueda robar tu cuenta, pero ten en cuenta que si responde a algún mensaje en tu nombre aparecerá su dirección de correo en el campo del remitente. Además que la invitación sólo está disponible una semana, luego tendrías que repetir el proceso para delegar.

De esta manera irás cogiendo confianza con la otra persona. No obstante, tendrás que responder tú a todos los mensajes que requieran respuesta. Dependiendo de la cantidad de correos de este tipo que recibas lo mejor es dar a tu asistente pleno acceso a tu cuenta como te cuento en el punto número uno.

A menos que te de igual que aparezca la dirección de tu asistente en el correo.

No olvides que existe la opción de compartir tu contraseña con tu asistente virtual a través de LastPass o algún gestor de contraseñas con las mismas funciones. Así puedes quitarle el permiso cuando quieras, sin necesidad de tener que cambiar la contraseña, porque puedes configurar el programa para que pueda usar la contraseña sin verla. Puedes ver cómo funciona en esta entrada.

Y vamos a otro punto importante

Los filtros a escena

Bueno, en cuanto al punto anterior igual te has quedado con preguntas rondándote la cabeza. Porque si se trata de una dirección de correo exclusiva de trabajo, cederla a otra persona vale. Pero lo más probable es que recibas todo tipo de correos en tu bandeja, así que ¿qué pasa con los correos personalísimos que no tienen nada que ver con tu trabajo?

Si me has hecho caso y sólo tienes una pestaña de recibidos todos tus mensajes irán a parar al mismo lugar. Y si has establecido los filtros adecuadamente, tu correo será un arcoiris muy sencillo y rápido de ordenar.

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También puedes crear los filtros que quieras desde el correo que quieras (marcando la casilla de la izquierda y dándole al más), o desde settings. Incluso se pueden exportar o importar para que no tengas que repetir todo en caso de cambiar de gestor.

¿Carpetas o etiquetas?

Gmail no trabaja con carpetas. En su lugar, puedes utilizar las etiquetas para etiquetar tus mensajes. Puedes hacerlo seleccionando un mensaje que quieras etiquetar y luego en el menú que te aparece arriba o en settings.

Configura tu Gmail para verlas en forma de lista a la izquierda de los mensajes leídos. ¡Puedes tener hasta 500 etiquetas!, y además asignar a cada una un color. Colores brillantes para los correos prioritarios, más suavecitos para los no prioritarios 🎨

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3. Plantear un sistema de trabajo

Vamos a la parte que más me gusta. Ahora que sabes cómo funcionar con los filtros, las etiquetas y las vistas, llega la parte de comerse el coco. Hay que dar con un sistema de trabajo que te funcione y sea lo más automático posible. 🙂

Primero debes pensar qué tipo de correos recibes y decidir cómo actuar con ellos. Para de un sólo barrido puedas quitarte unos cuantos sin despeinarte. De ahí el lío de etiquetas y filtros que te comenté antes 😉

Decidir qué hacer con un email así de sopetón lleva un tiempo, y como no lo tienes, lo dejas estar. Y así es como terminas con 10.000 mensajes en tu bandeja de entrada y muchos de ellos sin abrir. Por eso la planificación es súper importante para ser productivo.

Debajo te doy algunos ejemplos de emails y qué hacer con ellos. Ten en cuenta que puede llevarte un tiempo acostumbrarte al nuevo sistema, pero debes ir probando si quieres cambiar algo en tu rutina. ¡Probar cosas viejas no te hace avanzar y lo sabes!

Pero antes

La regla de oro del correo electrónico que seguro que no te esperas

Y si de todo este artículo sólo puedes quedarte con una cosa, que sea esta:

✨¡Un correo sólo se mira una vez!✨

Olvídate de marcar el botón de “no leído”. Lee un correo, haz lo que tengas que hacer con él y luego bórralo o archívalo. Y sí:

La palabra borrar da escalofríos. He aplicado todo lo que te cuento en el correo, y este es un punto que todavía me cuesta asumir. Soy bastante fanática del control ¡deberías ver mis marcadores de chrome! 😵

Para ayudarme he descargado todos y cada uno de los mensajes que tenía en mi buzón, y luego he ido archivando… sin borrar.

La sensación de tener tan poquitos correos en la bandeja de entrada cada día ha sido muy rara, de verdad. Y a la vez muy liberadora. Así que poco a poco voy borrando, ¡atrévete! 😉

A tu buzón pueden llegarte varios tipos de mensajes. Si lo piensas, realmente solo hay tres cosas que puedes hacer con ellos: responder, archivar o borrar.

Ejemplos de mensajes que puedes recibir y qué hacer con ellos.

Voy a darte unos ejemplos de correos que pueden aterrizar en tu buzón y cómo un/a asistente virtual puede actuar con ellos. Por supuesto, no todo el mundo recibe el mismo tipo de correos y cómo quieres que se responda a cada uno es algo que debes dejar bien claro.

Lo mejor es que hagas una lista, o si te da pereza escribir haz un audio. Es importante que haya una referencia para que tu asistente no tenga que estar consultándote cada dos por tres qué tiene que hacer 😉

  • Correos de colegas y familiares: tu AV no tiene que hacer nada con ellos si tú no quieres 😉 Es cuestión de hacer un filtro para cada dirección de correo personal, de manera que estos mensajes privados vayan a la etiqueta de Personal.
  • Publicidad: Si no la ha eliminado el propio Gmail, se puede establecer un filtro para que la elimine directamente
  • Correos con preguntas sobre tu blog, felicitaciones, sugerencias… Aquí empezamos a echar mano de las plantillas que previamente hayas aprobado con tu asistente para que pueda responder en tu nombre. Las sugerencias se apuntan, las preguntas se resuelven apuntando al artículo correspondiente de tu blog… No te interrumpes por este tipo de mensajes, quedas bien, tienes la información clasificada, y el correo se elimina. 😉
  • Correos de clientes: Depende de si es un cliente al que debes dar seguimiento personalmente, o si es una petición de presupuesto o problema técnico. Esto último el asistente lo puede solucionar con una plantilla y el documento adecuado
  • Peticiones de colaboración: Tu asistente puede investigar la reputación del solicitante y ver si te interesa o no, según lo hayáis acordado, y también tirar de plantillas para responder.

Puede hacer el seguimiento de la colaboración, aportar documentos, coordinar fechas y reuniones… Tú estás al tanto, porque los correos se mantendrían en una etiqueta de seguimiento que puedes consultar cuando quieras, pero no tienes que interrumpirte para hacer esto.

¿Ves todo lo que te puedes quitar de encima? Y sobre todo, ¿has perdido el control en algún momento? No, porque puedes supervisarlo todo en cualquier momento, y tu asistente se encargará de mantenerte al tanto de lo importante.

Imagínate llegar a tu trabajo y que tu bandeja esté así de manejable. 😌

Y ahora, punto aparte para las Newsletters.

Otro tipo de mensaje tan recurrente que es hasta embarazoso. Llevo todo el artículo queriendo hablarte de ésto 🤭 (y usar ese emoticono 😋). Cuando entras a leer una newsletter, abajo del todo suele haber un enlace que dice “unsuscribe”. Pues eso 😂

En serio, ¿quieres pasar menos tiempo en tu correo? Asistente virtual o no, esta es la segunda regla de oro:

Tu bandeja de entrada es una herramienta de trabajo

No es un chat, ni un sitio donde aprender, ni acumular ya sean tareas pendientes, recordatorios, o documentos:

  • Si quieres chatear, usa Slack, Hangouts o llama por teléfono. Es mucho más productivo.
  • Si viene algún documento (presupuesto, impuestos, factura,…) se descarga y se va a la carpeta de archivo correspondiente.
  • Si se requiere una tarea o acción, se apunta en la lista de To Do
  • Si hay alguna fecha límite para algún asunto se programa en el calendario
  • Si tienes muchas suscripciones, puedes dejarte las cuatro o cinco sin las que no puedas vivir. Y configurarlas con un filtro para que vayan a la etiqueta no prioritaria correspondiente. El resto las pasas a Feedly o Pocket y las consultas con tranquilidad en tus ratos libres.

Listos. Un mensaje se procesa una vez, y tu correo es una herramienta de trabajo que debes dominar tú. 😉

Uso de estrellas y etiquetas

Ya has visto por el camino algunas etiquetas que puedes tener. Yo te recomiendo que tengas visibles a la izquierda cuantas menos mejor, así no tendrás que estar mucho tiempo pensando dónde va cada email. Y tampoco estarás tentado/a a tener los mensajes ahí sin archivarlos ni borrarlos. ¡Además no te olvides de los colores!

Usando filtros junto con las etiquetas te permitirá marcar los mensajes entrantes como quieras. De esta forma, puedes marcarlos directamente como importantes, mandar respuestas automáticas, o pasarlos a la carpeta de SPAM.

Hay quien tiene etiquetas según prioridad: alta, media, baja, en los colores de un semáforo. Yo, de momento (no olvidemos que el sistema ideal no existe, siempre se puede revisar y mejorar) tengo Recibidos, debajo destacados, y debajo categorías. Ahí tengo tres etiquetas:

  • De seguimiento: por ejemplo las colaboraciones que se están haciendo en el momento, y que no es necesario que estés encima.
  • No prioritarios: mensajes que tienes que revisar pero no corren prisa.
  • Personal: correos de tus amigos o familiares que tu asistente no necesita abrir para nada. ¡Tú decides qué prioridad les das! 😉

En los destacados aparecen los mensajes marcados con una estrella. Se pueden poner estrellas y símbolos de colores clicando más de una vez encima. Así lo que es urgente saltará a la vista.

4. Refinar los pasos anteriores

Al principio tendrás que estar muy encima de tu asistente. Primero por tu tranquilidad 😉 y segundo, para que pueda aprender cómo te gusta que se hagan las cosas. O en el caso de que no tengas definido tu sistema de trabajo de Gmail, para que pueda ayudarte a hacer algo con lo que te sientas comodo/a. Lleva un poco de esfuerzo por tu parte, pero a la larga merece la pena.

Cuando dudes, vuelve a echar un ojo a las estadísticas de tu correo 😊

Pon siempre a prueba tus sistemas. Mantén una comunicación regular con tu asistente, cambia lo que no te gusta y prueba de nuevo. ¡Inbox zero está a tu alcance! 💪

Trucos pro para ser un ninja Gmail

Revisar tu correo dos o como mucho tres veces al día. Quita las notificaciones y cierra la ventana, créeme un correo puede esperar un día a ser procesado. Si hay algo urgente de verdad, te llamarían. No dejes que interrumpa esos momentos en los que estás enredado/a en una tarea importante.

De la misma manera, asegúrate de reservar tiempo aparte en tu agenda para mirar el correo tranquilamente y sin interrupciones. Como no es una tarea que requiera estar muy concentrado, puedes aprovechar esos momentos de baja energía, para meterte un chute de correo 🙂

No es broma, uno de los motivos por los que nos cuesta dejar el correo es que sube nuestros niveles de autoestima al recibir y responder correos. Nos sentimos necesitados, y al responder o gestionar un email tenemos esa sensación de recompensa por haber completado una tarea. También estamos a la expectativa de recibir un correo importante y necesitamos comprobarlo cada dos por tres.

Lo mejor para controlar este impulso de mirar el correo es ser muy conscientes del tiempo que le dedicamos y de la cantidad de veces que nos interrumpe. 😉

Además de esto si quieres moverte como pez en el agua por tu bandeja de entrada echa un vistazo a esto:

Temas

Es muy útil si manejas varias cuentas de correo cambiar el color del fondo para no confundirte. Por ejemplo, la de dominio es de fondo azul, la de la cuenta personal de Gmail verde,…

Operadores de búsqueda

Si usas la barra de buscar correo, te rescatará incluso los correos que han sido archivados. Aquí tienes un cuadro con los operadores de búsqueda. Además pueden servir para añadir tus filtros.

via GIPHY

Atajos de teclado

Seguro que manejas el atajo de copiar y pegar del teclado. ¿Te apetece ampliar un poco? Mira este resumen.

Complementos de Google

¿Te has fijado en la parte derecha de la ventana de tu correo? Ahí tienes a mano Google Calendar, Task y Keep. De manera que si te llega un correo con una fecha de entrega, es muy fácil programarla en tu calendario, y si es una tarea puedes añadirla a Task.

Keep es una de mis herramientas preferidas, y suelo usarlo bastante. Si leo algo interesante en un correo, o me dejan un enlace que quiero consultar después en mi tiempo libre, lo pego ahí.

Además puedes añadir los complementos que quieras de la Store.

Extra: un vistazo rápido a herramientas que pueden facilitarte la vida

Además de los complementos que el propio Google te proporciona, puedes integrar herramientas como Streak, Trello, Slack o Drive que amplían mucho las posibilidades del correo. Si tienes alguna herramienta de gestión favorita comprueba si puede integrarse 😉

Otras herramientas que he probado y de momento siguen conmigo:

Gmelius

Esta herramienta te permite transformar tu correo en un tablero de kanban. En su versión gratuita puedes trackear correos y evitar que te trackeen 😉 además de programar correos para enviarlos después

Cleanfox

Una herramienta que te permite vaciar tu buzón de Newsletters sin despeinarte.

Duffel

Con este addon puedes descargarte uno o varios correos en pdf.

Automatizaciones con Zapier

Si aún no conoces Zapier ¡no sabes lo que te pierdes!. Esta herramienta es un servicio web que permite conectar muchas aplicaciones entre sí. Por ejemplo, puedes conectar Gmail con Paypal y así, cada vez que alguien te compre algo se les mande un email de agradecimiento automáticamente.

Otra integración muy interesante es con Airtable. Puedes configurarlo para que cada vez que un contacto te mande un mensaje, zapier lo busque en Airtable y actualice la fecha del último contacto automáticamente.

Terminamos con un vídeo resumen

Que por si no lo sabes estas cosas me pirran y he estado jugando un poco. A ver qué te parece.

¿Conoces más herramientas para Gmail? ¿Tienes un sistema de trabajo más funcional? ¿Te atreves a delegar tu correo o vives enganchado a él? 🙂

¿Te ha parecido interesante? ¡Comparte!
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