Cómo crear un sistema de archivo digital para un blogger

Un escritorio de windows que necesita un sistema de archivo digital

Hasta que descubrí los pequeños trucos que voy a compartir contigo a continuación, buscar una foto o un archivo de excel en mi PC era misión imposible. ¿Y has visto la foto de arriba? Es una vista de cómo puede acabar mi escritorio al cabo del día. ¿Qué te parece? Sin embargo ahora dejo mi escritorio limpio como una patena, y no me cuesta nada encontrar mis documentos.

Si eres de los que no sabe muy bien dónde y cómo guardar tus archivos sigue leyendo. Si eres de los que tienen más o menos un orden ¡te felicito de corazón! Puede que quieras seguir leyendo por curiosidad. Al final te explico un pequeño truquito más, que bien usado, puede facilitarte mucho la vida.

NOTA: Voy a usar la palabra “documentos” y a veces “archivos” para referirme en general a todo el material que se genera en un negocio: PDFs, x.png, x.doc, x.csv, x.mp3, x.mp4, …etc.

Por qué necesitas crear un sistema de archivo digital para tu negocio

Hoy voy a meterme en harina con los documentos digitales que se pueden llegar a generar en el blog de un/a emprendedor/a digital. ¿Sabías que uno de los factores que determinan el éxito de una empresa es su organización interna?

Piénsatelo, cuando toca archivar algo en lo que has estado trabajando ¿cuánto tiempo pierdes pensando en dónde meterlo? O en dónde dejaste archivado el documento tal que ahora te hace tanta falta. Si el escritorio de tu PC es un batiburrillo de shortcuts, con este artículo espero darte algunas ideas para que nunca tengas que emplear más tiempo de la cuenta en tu archivo digital.

«Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida.»

-Charles Darwin (1809-1882)

Por supuesto, existen programas muy buenos dedicados a la gestión documental, pero ya te he dicho en varias ocasiones que cuantos menos programas uses, mejor. Y en este caso además, me parece que ofrecen mucho más de lo necesario para un pequeño negocio (y te cobran en consecuencia).

Por tanto, vamos a sacar partido a lo que tenemos: tu PC y un sistema de almacenamiento en la nube, como Dropbox o Drive. Primero empezaremos con lo básico: el sistema de archivo. En este artículo te hablé de los procesos y su importancia. Pues los procesos son los pasos a seguir para usar un sistema.

Un sistema es el conjunto de herramientas y recursos que utilizas en tu empresa. En este caso, tienes un sistema que sería tu ordenador (recurso) y Google Drive (herramienta) y deberías tener un proceso definido para archivar los documentos que genera tu negocio.

El sistema de archivo te permite saber de antemano dónde irá cada archivo, y cómo lo vas a nombrar. Esto va a agilizar todos los procesos de tu empresa que tengan que ver con la generación de documentos.

Será más fácil encontrar documentos y también compartirlos con terceros llegado el caso. Te daré algunas sugerencias, pero es un tema un tanto peliagudo. Verás, no es fácil generalizar y sacar un sistema de archivo sistemático para todas las empresas. Te toca arremangarte y planificar, porque has dejado de lado la mentalidad de técnico trabajador y estás con la de creativo ¿no? Date una vuelta por aquí si no lo tienes muy claro 😉

Bueno, vamos a ello

Cómo crear un sistema de archivo a tu medida

Bueno, simplificando hay varios tipos de documentos digitales, independientemente de su extensión. Por ejemplo según su origen pueden ser:

  • documentos que vienen de fuera: como facturas de compras
  • documentos internos: todos aquellos que generas para tu negocio
  • documentos que generas para tus clientes

Mantén todo esto en mente porque vamos a decidir qué hacer con ellos de una vez 😉

1. Planificación documental

Lo primero es saber de dónde nos llegan los documentos, qué tipo de documentos generamos y para qué los usamos. Esta fase es la de planificación. Como todo, cuanto mejor sean tus previsiones y tu planificación, más tiempo podrás ahorrarte luego.

Normalmente recibimos documentos a través del correo electrónico, pero también si estamos trabajando con un equipo y lo gestionamos con Trello también podemos recibir documentos por ahí, ¡incluso desde el móvil!. Identifica bien dónde sueles descargarte documentos.

Una vez que sabemos qué tipo de documentos tenemos, hay que decidir cuáles se archivan y cuáles se borran. Si se archivan, tienes que pensar en cómo los vas a nombrar, y cómo los vas a nombrar cuando haya que ir actualizándolos.

Un café y un portátil listos para empezar a archivar documentos digitales

Cómo nombrar archivos

Si utilizas un servicio en la nube como Drive, puedes usar documentos de Google. De esta manera, pueden editarse directamente online y así no tienes por qué guardar revisiones. Si no utilizas Drive y te gusta tener versiones de un documento, puedes terminar la denominación con un V1, V2, V3… (versión 1, versión 2, versión 3…)

Los nombres deben ser cortos y autoexplicativos. Si nunca has trabajado con nadie, piensa en cómo puede encontrar algo en una maraña de documentos que sólo entiendes tú. Y si ya tienes un equipo formado, ¿te han frito a preguntas sobre dónde encontrar esto o archivar esto otro? ¿Cuánto tiempo y cuántas interrupciones podrías haberte ahorrado?

Dónde almacenar archivos

A partir de hoy todo bien ordenadito 😉. Y no te pongas como excusa que lo harás cuando ordenes todo lo que tienes por ahí porque no vale. Empieza ya y los documentos que tengas ponlos en una carpeta que diga “antiguo”. Ya sacarás los que más uses a los nuevos archivos poco a poco.

La sensación de limpieza de no tener el escritorio o la ventana del explorador de archivos llenas de cosas es muy liberadora, ¡ya verás!. Ten una sola carpeta para todos tus archivos. Si puede ser un servicio online mejor. Así podrás acceder a tus documentos desde cualquier sitio, y si tienes un equipo, estarán al alcance de todos.

Dentro de esa carpeta mete subcarpetas. Por ejemplo, la subcarpeta de “antiguo”. Luego ya depende de qué tipo de archivos se generen y de dónde vengan. Debo decirte que cuantos menos documentos digitales tengas, mejor. Por ejemplo, fichas con información de clientes.

Puedes meter toda esta información en un programa dedicado a ello, como un CRM y así no tienes que meter y consultar la información necesaria cada vez en un excel. Hay otras opciones, pero es material para otro post 😆

Ejemplos de subcarpetas.

Dentro de tu carpeta “archivos negocio x” puedes tener subcarpetas como “antiguos”, “documentos fiscales” “documentos clientes” y “actuales”. Y luego dentro de cada carpeta tener otras subcarpetas. Todos los nombres y número de carpetas que te doy son orientativos, tendrás que ajustarlo a tu negocio actual.

  • En “documentos clientes” una subcarpeta con el nombre de cada cliente y el material que le has entregado o necesitas entregar.
  • En “actuales” subcarpetas que dependerían de los documentos que manejes. Una carpeta “procesos corporativos” para tener tus logos, contratos, tarjetas de visita y procesos. Cosas que haya que tener a mano siempre.

Luego puedes tener una carpeta “temporal” donde metas todos los documentos de los proyectos de tu negocio sobre los que estés trabajando. Dentro de esta misma carpeta o al mismo nivel puedes crear otras como “textos web”, “imágenes”, o “vídeos”

El truco es que no haya más de cuatro niveles de carpetas, si ves que la cosa va creciendo, crea carpetas por fecha para meter los más antiguos.

  • Documentos fiscales. Aquí puedes poner “facturas emitidas”, “facturas recibidas”, “Alta del IAE” o demás documentos constitutivos que tengas. Ordena tus facturas por trimestre y por meses. Si tienes un software de contabilidad, es posible que puedas almacenarlo todo ahí directamente y no necesites tener esta carpeta.

Automatizar procesos

Con programas como Zapier o IFTTT puedes organizarte de manera que, por ejemplo, si publicas una imagen en Instagram, se almacene automáticamente en Drive. Así no tienes que preocuparte más que de hacer limpieza. Siempre que repitas alguna acción mecánica varias veces al día, lo suyo sería buscar una automatización que lo haga por tí.

O aún mejor, contratar a una chica dinámica y trabajadora que lo haga por tí (hasta aquí mi autopromoción del día 🤭). En este artículo puedes ver cómo sería olvidarte de tener que gestionar tu email cada día.

2. El archivo

Esta fase es cortita y la puedo explicar en una palabra: procesos. ¿Recuerdas el artículo de procesos de esta misma web? Dale un repaso si no 😄. Pero resumiendo, aquí debes centrarte en cómo se generan los documentos y qué es lo que haces con ellos. Puedes crearte una carpeta temporal en tu escritorio, o manejarlos en un programa de gestión que compartas con tu equipo.

Depende enteramente de cómo te guste trabajar. Sólo debes procurar encontrar puntos comunes y tener consistencia a la hora de tratar tus documentos digitales. Y por supuesto, tener todos tus procesos a mano donde todo el mundo pueda verlos fácilmente (“actuales/procesos_corporativos”) o en un programa dedicado a ello.

3.Revisión

Dependiendo del volumen de documentos con el que trabajes, deberás programar en tu lista de To-Do un hueco para hacer limpieza. Todo lo que se haya quedado en el escritorio sin archivar, los documentos que no deberías tener ejem tengas en tu Gmail etc. Cada cosa a su carpeta correspondiente.

Puedes hacer esto desde dos veces al día, cada dos días o una vez a la semana ¡pero hazlo con regularidad! Si no lo dejas estar mucho tiempo puedes hacerlo en cinco minutos, pero tener que recuperar un archivo entre un millón de archivos puede llevarte un montón de tiempo.

El pequeño truco prometido

Te lo voy a contar en este artículo, aunque no tiene mucho que ver con el archivo, porque creo que viene al caso. ¿Conoces los escritorios virtuales? Yo hasta hace nada trabajaba con dos pantallas o con una pantalla dividida. Ahora tengo Windows 10, y he descubierto los escritorios virtuales. Puede que incluso los hayas desactivado de tu barra de tareas sin saber que pueden ser muy útiles.

Por si acaso, el atajo de teclado es tecla de windows+tab (la que se usa para hacer sangría, encima del botón de mayúsculas). Tengo pendiente otro artículo sobre atajos de teclado 🤔

Con esto abres el administrador de escritorios virtuales, aquí puedes crear un escritorio virtual o borrarlo. Y ahora lo bonito de esto es que puedes tener un programa abierto en cada escritorio que crees, y moverte entre ellos con la combinación de teclas ctrl+ windows + flecha.

Por ejemplo, yo suelo tener navegador en un escritorio, Trello en otro, explorador de archivos o Drive en otro escritorio. Y depende de lo que esté haciendo igual tengo otro con el editor de vídeo o algo. Una vez que te acostumbras, la combinación de teclas y el movimiento de los escritorios es muy fluido y natural.

Un ejemplo de proceso que suelo hacer bastante: si encuentro un artículo interesante pero que en este momento no me va a servir, en vez de distraerme con él o dejarlo abierto en una pestaña, copio la URL. Después cambio de escritorio a Trello, creo una tarjeta en la lista correspondiente y listos, ya puedo cerrar la ventana. Cuando necesite referencias para un artículo las tengo guardadas en Trello.

Bueno ¿te ha parecido interesante el artículo o no te descubro nada nuevo? ¿Cómo organizas tu PC? ¡Dame ideas! 😄

¿Te ha parecido interesante? ¡Comparte!
Categorías Blog

Deja un comentario

¿Estás listo/a para mejorar tu productividad? ¡Allá vamos!
Por aquí te informo de que la responsable del fichero con tus datos soy yo, Iria Francos Méndez, de que la finalidad de la recogida de los mismos es el envío de publicaciones periódicas y de ofertas de productos o servicios propios. La legitimación para dicha recogida es gracias a tu consentimiento. Tus datos se encuentran alojados en mi plataforma de email marketing: Mailrelay (CPC Servicios Informáticos SL), que se aloja en C/Nardo 12 28250 Torrelodones, Madrid con C.I.F. ESB83964601. El hecho de que no introduzcas los datos de carácter personal que aparecen en el formulario como obligatorios podrá tener como consecuencia que no pueda atender tu solicitud. Podrás ejercer tus derechos de acceso, supresión o rectificación enviando un email a [email protected], o ante la Autoridad de Control. Encontrarás más información en mis POLÍTICAS DE PRIVACIDAD