Cómo automatizar los procesos de tu negocio

Para automatizar los procesos de un negocio no hace falta tener una IA, ni una cadena de montaje, ni robots. Vamos, que es mucho más básico que todo eso y está al alcance de cualquiera. De hecho, todas las empresas deberían tener sus procesos automatizados. ¿Cómo? Sigue un ratito conmigo 😉

¿Qué es automatizar los procesos de un negocio?

Voy a explicarte un pequeño truco para empezar a automatizar los procesos de tu negocio. Podrás gestionar tu tiempo eficazmente y crear nuevos hábitos sin curva de aprendizaje, aunque sí tendrás que poner las manos en la masa 😉 .

Últimamente las automatizaciones están de moda. Por ejemplo, están los chatbots que contestan automáticamente a las personas que cotillean por tu web. Y también está de moda el término “ganar dinero en piloto automático” que hace que parezca fácil, sólo hay que comprarse un curso, hacer una web y a ganar pasta.

Y aprovecho para lanzar una queja al mundo: no me gustan los chatbots. Que sí, que son muy prácticos, ¡pero en algunas páginas en concreto!. Que ahora le ha dado a todo el mundo ponerlos en todas y cada una de sus páginas y cuando estás concentrado/a leyendo un artículo te salta la dichosa ventanita a distraerte. Se tenía que decir y se ha dicho 😉

Otra cosa es que tus clientes puedan acceder a tí directamente a través de una reserva online para despejar dudas 😉

No quiero que pienses que las palabras «automatizar» y «procesos» están dirigidas a grandes empresas. Te darás cuenta de que simplificando puedes aplicarlas a tu negocio unipersonal del mundo online y que tienen grandes ventajas ¡sigue leyendo!.

Vamos a poner negro sobre blanco

Para empezar, automatizar los procesos de un negocio no es descargarte todas las herramientas de productividad que te encuentres sin ton ni son. Así sólo conseguirás confundirte y perder el tiempo, que es justo lo que no queremos que pase. Soy fiel creyente de que es la herramienta la que debe adaptarse al negocio, y no al contrario.

Lo primero que necesitas es ser consciente de tu negocio. Que sí, que lo has montado tú y tu negocio es la niña de tus ojos, estoy de acuerdo. Y no voy a mandarte hacer una meditación existencial 😉 . Pero seguro que nunca se te había ocurrido poner las distintas tareas que haces por escrito, ¿cierto? Te sorprendería la cantidad de cosas que haces.

¿Que por qué ibas a poner tus tareas por escrito? ¿Te parece una pérdida de tiempo? ¿Tú eres el único/a trabajador/a de tu empresa? Bueno, para la primera pregunta te diré que está demostrado científicamente que retenemos mucho mejor la información cuando la leemos, y aún más cuando la escribimos. Y respecto a la segunda y tercera preguntas vamos a seguir desarrollando el tema un poco más 😉

Las consecuencias de prestar atención

Cuando escribimos algo, no sólo lo retenemos mejor en nuestra cabeza, sino que además podemos dejar de pensar en ello. Tenerlo bien escrito en un sitio es como si psicológicamente te “liberase” de tenerlo en tu cabeza, y te permite emplear tus neuronas en otras tareas nuevas.

Es como apagar un ruido del que no eras consciente pero al no escucharlo más te das cuenta de que era molesto y no te dejaba concentrarte bien en nada. ¿Alguna vez te has dejado la campana de la cocina encendida sin querer?, es la misma sensación. Además así estamos tranquilos de que no se nos va a olvidar nada.

Para el famoso método de productividad Get Things Done, recopilar o capturar todo lo que se te pase por la cabeza en el momento es el paso fundamental para liberar tu mente y volver a la tarea que tienes entre manos.

Puedes apuntar desde algo que se te ha ocurrido que necesitas comprar, hasta puntos de la estrategia que vas a aplicar en tu negocio el próximo semestre. Luego hay pasos para ver qué hacer con todo lo que apuntes 🙂

Aplica esto a las tareas que hacemos normalmente en un negocio. Si las pones por escrito es como tenerlas ordenadas en un cajón, listas para salir cuando hagan falta.

Prueba a poner por escrito los pasos que das para recibir a un cliente: ¿le das un formulario para rellenar? ¿Recoges la información que necesitas con una primera llamada? ¿Le pasas una hoja con un presupuesto de tus servicios?

Una mano componiendo piezas de un puzzle, al igual que se componen los procesos de tu negocio

Hola, proceso de negocio

Si pones todos los pasos que das al recibir un cliente en forma de checklist, y dedicas dos minutos a repasarlo antes de atender a todos tus clientes, te aseguras de que mandas correctamente la documentación necesaria, y de que tratas a todos por igual.

Imagina que necesitas recoger un formulario de consentimiento de datos y se te olvida. Esto podría darte problemas en el futuro. O tener dolores de cabeza por no entregar a un cliente toda la documentación necesaria. Anota todos los pasos que das para hacer una tarea y podrás evitar este tipo de errores.

Bien, poner absolutamente todo lo que haces por escrito, y más hacerlo del tirón puede dar mucha pereza. Y aunque te des cuenta de todas las ventajas que tiene sigues pensando que ¡buf! Esto es lo último que te faltaba 🙄.

¡No pienses que te estoy pidiendo que pongas todo lo que haces por escrito! Y menos que dediques tres o cuatro días intensivos en hacerlo.

Escoge tareas del tipo cómo cobrar a un cliente, cómo prestar el servicio al cliente, cómo hacer un análisis de tu web, cómo usar la plantilla de tu calendario editorial, o cómo recibir a un cliente que te comenté antes. Ve anotando los pasos que das para hacer una de estas tareas, o graba una nota de voz, o haz una captura de pantalla.

También puedes pedirle a tu asistente virtual que documente el proceso de gestionar el correo electrónico o de cómo archivar documentos digitales.

Cuando termines tu tarea, dedica cinco o diez minutos en poner todo lo que has registrado en orden. Seguro que ves con otros ojos esta tarea. Enhorabuena, estás formalizando un proceso.

Algunas ventajas de tener los procesos de tu negocio por escrito

¡Ajá! O sea que todo lo que haces a diario son procesos. Bueno, ¿y qué? Pues vuelve a echar un vistazo a cómo recibes a tus clientes. ¿Se puede mejorar? ¿Por qué haces las cosas de la manera en que las haces? ¿Cuál es el objetivo de los pasos que has dado?

Como curiosidad te diré que se pueden clasificar en: procesos de administración, de operaciones, y de soporte. En todos y cada uno de ellos, las instrucciones para llevarlos a cabo deben estar ordenadas de forma lógica de principio a fin.

La próxima vez que hagas ese proceso, no tendrás que pensar en los pasos que necesitas dar para realizarlo. Podrás concentrarte en el fin del proceso y su recompensa. Sabrás lo que tienes que hacer en cada momento y no vas a perder el tiempo porque se te ha olvidado alguna cosa. Esto facilita ejecutar tus tareas con orden y crear hábitos.

Vale, empiezo a recopilar mis procesos, ¿ya está?

Un punto importante es que no basta con apuntar los procesos de tu negocio. Para que el sistema funcione no dejes que sean algo estático olvidado por ahí. Hay que usarlos regularmente, analizarlos, pulir los pasos superfluos, y mejorar tus anotaciones para no perderte. Ten siempre en mente el objetivo del proceso.

Recuerda aquello de que si tus objetivos no son medibles no puedes saber si tu estrategia está bien o no. Conocer y optimizar los procesos de tu negocio te permitirá rectificar al igual que haces cuando repasas qué ha pasado con tus objetivos trimestral, semestral o anualmente.

Según te lo cuento parece un engorro, pero el tiempo real que te puede llevar registrar tus procesos y tenerlos optimizados es muy poco. Si como te dije ahí arriba, aprovechas a anotar cosas según las estás haciendo, luego ponerlas todas juntas y analizar el proceso es pan comido.

Hablamos de un total de unos diez quince minutos que te puede llevar anotar los pasos que das el primer día. Menos de cinco ponerlos juntos y en orden. Tener que pensar cómo afrontar una tarea, por dónde hay que empezar, qué es lo siguiente, o: “uy me han interrumpido no sé por dónde iba, ¡ah! ahora sí, tengo que hacer esto”…

Es tiempo gastado de una forma mucho menos productiva 😉 . Si vas siguiendo tu checklist no necesitas tener en mente nada aparte del paso en el que estás y qué es lo que vas a obtener de todo el proceso.

Imagen del post cómo automatizar los procesos de tu negocio

¿Qué es automatizar los procesos de tu negocio?

Automatizar un negocio es hacer las tareas de forma más eficaz y con mayor calidad. Esto te ahorra tiempo, y te hace ganar dinero. Por tanto, tener optimizados y bien definidos los procesos de tu negocio es el primer paso para gestionar bien tu tiempo.

¿Qué herramientas hay para guardar los procesos de tu negocio?

Puedes hacer una plantilla en un procesador de textos en tu ordenador o en papel, siempre que los tengas bien archivados. También puedes usar herramientas con las que posiblemente estés familiarizado/a como Keep o Task de Google, Trello, Wunderlist o una dedicada a ello como Process Street.

La ventaja de tener los procesos en alguna herramienta a la que puedas acceder online, es que podrás consultarlos desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. Además si decides colaborar con alguien (un empleado, un blogger invitado, etc) puedes enseñarle directamente el proceso que te interese para estar en la misma onda rápidamente 🙂 .

Sí, ya sé que he dicho que no es bueno ponerte a usar herramientas sin pensar. Pero en este caso no hay apenas curva de aprendizaje, y tendrás tus procesos accesibles en el mismo sitio y de forma automática.

Incluso si la idea del checklist no te gusta, puedes hacer tus procesos con diagramas o como mapa de conceptos, si eres más visual. O una mezcla dependiendo del proceso. Esto ya depende de tí 🙂

Además de los pasos necesarios para hacer una tarea, en tu plantilla de procesos puedes poner los enlaces a los recursos necesarios para cada una (como presupuestos, facturas, el perfil de un cliente…).

Puedes añadir fecha de inicio o fin, quién va a realizar ese proceso, los recursos necesarios para cada tarea (por ejemplo si es un proceso para un análisis SEO, un enlace a las herramientas) o todo aquello que consideres relevante para tenerlo todo junto.

Lo más importante es que sean lo más simples posible, con la información necesaria y útil. No hagas un documento de ocho páginas, una o dos deberían bastar😊.

Si colaboras con alguien en tu negocio, es mejor que registre el proceso la persona que realiza la tarea. Los procesos deben pertenecer a todos, para que haya un feedback y sean una parte viva de la empresa.

Ahora sí, automatizaciones

Cuando tengas conciencia de cuáles son las tareas corazón de tu negocio podrás enfocarte en mejorarlas. Pregúntate siempre cuál es la mejor manera de hacer tus tareas (esto entra dentro de el análisis de tus procesos), qué partes puedes automatizar y qué partes puedes delegar.

Entonces podrás usar el software adecuado para las tareas adecuadas, o mejor aún: contratar a una chica responsable y dinámica que se atreva con todo 😌 Pronto haré otro post donde te hable más a fondo sobre las automatizaciones. 😉

¿Crees tener ordenados los procesos de tu negocio te puede ayudar o te parece una tarea extra mas?

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